Dokumentacja VAT

Do obowiązków przedsiębiorcy będącego podatnikiem VAT należy nie tylko doliczanie podatku do ceny sprzedawanych towarów i usług i odprowadzanie go do urzędu skarbowego. Ciąży też na nim wiele powinności związanych z dokumentowaniem i ewidencjonowaniem transakcji. Co powinien zawierać zwykły rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi?

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,

• datę wystawienia i numer kolejny rachunku,

• odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ" albo „KOPIA",

• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,

• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,

• czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Dla początkujących biznesmenów nie ma tu żadnych ulg. Rozpoczynając działalność od razu wpadasz na głęboką wodę, a nieznajomością przepisów nie wytłumaczysz swoich błędów. Zapewne zaobserwowałeś, że gdy robisz w sklepie codzienne sprawunki, jako dowód zakupu towarów dostajesz najczęściej paragon z kasy, lecz gdy w sklepie nie ma kasy - odchodzisz bez żadnego kwitka. Słyszałeś też, że od sprzedawcy można żądać wystawienia faktury lub rachunku. Jako przedsiębiorca sam będziesz musiał wydawać takie dokumenty. Powinieneś więc wiedzieć, w jakich sytuacjach i jaki dokument wystawić oraz jak ma on wyglądać.


Zwykły rachunek

Jeśli na początek skorzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (a więc nie będziesz doliczał tego podatku do ceny sprzedawanych przez siebie dóbr), to nie będziesz mógł wystawiać dokumentu o nazwie faktura VAT. W takiej sytuacji powinieneś dokumentować swoją sprzedaż zwykłymi rachunkami. Ale tylko na żądanie kupującego. Jeśli kupujący go nie zgłosi, albo zgłosi po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, nie masz obowiązku w ten sposób potwierdzać sprzedaży. Jeśli oryginał rachunku ulegnie zniszczeniu albo zaginie, masz obowiązek ponownie go wystawić oznaczając wyrazem „DUPLIKAT oraz podając datę jego ponownego wystawienia. Nawet będąc podatnikiem zwolnionym z VAT, możesz mieć obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej (o tym, kto musi posiadać taką kasę piszemy niżej). Wówczas na potwierdzenie sprzedaży każdemu kupującemu wydajesz paragon z kasy.


Faktura VAT

Do dokumentowania sprzedaży przez czynnych podatników VAT służą natomiast takie dokumenty jak:

• faktury,

• faktury korygujące,

• noty korygujące,

• duplikaty faktur.

Prawo do ich wystawania mają wyłącznie zarejestrowani podatnicy VAT nie korzystający ze zwolnienia podmiotowego, ani nie wykonujący wyłącznie czynności zwolnionych przedmiotowo z VAT. Obowiązkowo musisz wystawić fakturę, jeśli będąc czynnym podatnikiem VAT sprzedajesz towar lub usługę na rzecz innego przedsiębiorcy (nawet jeśli jest on podatnikiem zwolnionym z VAT). Gdy Twoim klientem będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę musisz wystawić tylko na jej żądanie. Zawsze natomiast wydajesz jej paragon z kasy fiskalnej. Niektóre dokumenty, choć nie są fakturami VAT, traktowane są - dla określonych celów (m.in. odliczenia zawartego w nich podatku naliczonego) - na równi z fakturą. Chodzi tu o następujące dokumenty: bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer NIP sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia biletu, odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku, dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają następujące dane: nazwy i numery NIP sprzedawcy i nabywcy, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku, dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku, zawierające co najmniej następujące dane: określenie usługodawcy i usługobiorcy, numer kolejny i datę ich wystawienia, nazwę usługi i kwotę, której dotyczy dokument, dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd której pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku, zwykłe rachunki.


Typowa faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, powinna zawierać w swej treści przynajmniej następujące elementy:

• imiona i nazwiska lub nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

• datę dokonania sprzedaży towarów lub wykonania usługi oraz datę wystawienia

• i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT",

• nazwę towaru lub rodzaj usługi,

• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

• wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość netto),

• stawki podatku,

• sumę wartości netto dokonanej sprzedaży towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnioną od podatku,

• kwotę podatku od sumy wartości netto dokonanej sprzedaży towarów lub

• wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku - z tym, że faktura nie musi zawierać wyszczególnionych kwot podatku, jeżeli sprzedaż podlega opodatkowaniu, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od 6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7 proc., lub 7,32 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22 proc.,

• wartość dokonanej sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionej od podatku,

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie,

• czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.


Wśród faktur VAT wyróżnić można:

• „zwykłe" faktury VAT, dokumentujące sprzedaż towarów i usług,

• faktury wewnętrzne, wystawiane przez podatnika VAT m.in. w celu udokumentowania czynności przekazania lub zużycia towarów na potrzeby osobiste, darowizn wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i importu usług,

• faktury VAT dokumentujące pobranie zaliczki (zadatku, przedpłaty raty) na poczet sprzedaży towarów i usług,

• faktury VAT-MP - wystawiane przez małych podatników rozliczających się metodą kasową,

• faktury VAT RR, dokumentujące zakup produktów rolnych u rolnika ryczałtowego, wystawiane wyjątkowo nie przez sprzedawcę, a przez kupującego,

• faktury korygujące - wystawiane przez sprzedawcę w przypadku udzielenia rabatu, podwyższenia ceny, a także niektórych pomyłek,

• duplikaty faktur - wystawiane przez sprzedawcę w przypadku, gdy oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie,

• noty korygujące - wystawiane przez nabywcę w razie stwierdzenia niektórych pomyłek.

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.


Faktura i nota korygująca

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę towaru lub usługi. Może się też zdarzyć, że jako sprzedawca towaru lub usługi wystawisz fakturę, która nie zawiera wszystkich elementów, jakie powinny się znaleźć w takim dokumencie, bądź też zawiera błędne dane (np. pomyłki w nazwie kontrahenta, numerze NIP). Z reguły błędy tego typu nie

wiążą się z żadnymi poważniejszymi konsekwencjami ani dla wystawcy, ani dla nabywcy faktury i mogą być łatwo skorygowane - także przez wystawienie faktury korygującej. Fakturę korygującą można bowiem wystawić w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub w kwocie podatku, bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.


Nota korygująca

Prawo do skorygowania drobnych błędów na fakturze ma także nabywca towaru bądź usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakichkolwiek informacji wiążących się ze sprzedawcą lub nabywcą, oznaczeniem towaru bądź usługi. Może on wówczas wystawić notę korygującą.


Nota korygująca powinna zawierać wyrazy „nota korygująca" i określać co najmniej:

• numer kolejny i datę jej wystawienia,

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury

• oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej, dane zawarte w fakturze, których dotyczy nota korygująca (imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, NIP lub numery tymczasowe, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer kolejny tej faktury),

• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,

• czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty korygującej lub imię i nazwisko oraz podpis tej osoby.

Wystawia się ją w trzech egzemplarzach (oryginał plus dwie kopie). Jedną kopię zachowuje dla siebie nabywca - a oryginał wraz z drugą przesyła sprzedawcy. Ten, jeśli zgadza się z treścią noty, powinien to potwierdzić, składając podpis na otrzymanej kopii i odsyłając ją nabywcy.


Termin wystawienia faktury

Fakturę należy wystawić nie później niż w siódmym dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymasz część ceny (w formie zaliczki zadatku,

przedpłaty lub raty), musisz wystawić fakturę nie później niż w siódmym dniu od dnia, w którym otrzymasz zapłatę. Jeżeli faktury dokumentujące pobrane zaliczki nie obejmują całej ceny brutto, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, musisz

wystawić „zwykłą" fakturę dokumentującą całą sprzedaż, z tym że w takim przypadku sumę wartości towarów (usług) pomniejszasz o wartość pobranych zaliczek, a kwotę podatku pomniejszasz o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie zaliczek. Faktura taka powinna zawierać również numery faktur dokumentujących pobrane zaliczki.


Obowiązek przechowywania dokumentów

Fakturę (także fakturę korygującą) wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zachowuje sprzedawca. Oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i not korygujących oraz dokumentów celnych, a także duplikaty tych dokumentów musisz przechowywać w okresie 5 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. Jeżeli faktura została wystawiona na podstawie pisemnego oświadczenia nabywcy, w tym również złożonego w zamówieniu lub ofercie, obowiązek przechowywania dotyczy także oryginału oraz kopii zamówienia lub oferty. Identyczny pięcioletni termin przechowywania dotyczy również oryginałów oraz kopii faktur VAT RR. Oryginał faktury VAT RR otrzymuje sprzedawca, czyli rolnik

owy, a kopia w tym wypadku pozostaje u kupującego, który jest wystawcą tej faktury.


Duplikat faktury

Jeśli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu bądź zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ma obowiązek ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi zawartymi w posiadanej przez siebie kopii tej faktury. Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat musi być wystawiony w dwóch egzemplarzach - oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Nie ma obowiązku wystawienia duplikatu, jeśli nabywca wystąpi z wnioskiem o to po upływie 5 lat od końca roku, w którym doszło do sprzedaży towaru lub wykonania usługi.


Ewidencje VAT

Zarówno przedsiębiorca płacący VAT, jak i korzystający ze zwolnienia podmiotowego, musi prowadzić specjalną ewidencję na potrzeby tego podatku. Obowiązku tego nie ma natomiast podatnik wykonujący wyłącznie czynności przedmiotowo zwolnione od VAT. Czynny podatnik VAT prowadzi rejestr zakupów i sprzedaży, podatnik zwolniony - jedynie rejestr sprzedaży. U przedsiębiorców zwolnionych rolę takiej ewidencji może pełnić również księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów ryczałtowca.


Ewidencja uproszczona

Uproszczona ewidencja dla celów podatku od towarów i usług - prowadzona przez podatników zwolnionych podmiotowo od VAT - służy do ustalenia wielkości sprzedaży podatnika i określenia momentu, w którym przekroczy ona kwotę 10 000 euro - czyli limit uprawniający do zwolnienia podmiotowego. Przepisy nie określają formy tej ewidencji ani sposobu jej prowadzenia. Wynika z nich jedynie, że podatnik musi zaewidencjonować sprzedaż za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Oznacza, to, że za prawidłową będzie uznana każda ewidencja sprzedaży, która spełni te warunki. Rolę ewidencji sprzedaży dla celów VAT mogą więc spełniać ewidencje prowadzone dla celów podatku dochodowego (podatkowa księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów ryczałtowca), pod warunkiem, że zapisy w nich będą dokonywane sukcesywnie, po zakończeniu każdego dnia, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Karą za nie prowadzenie tej ewidencji lub prowadzenie jej w sposób nierzetelny jest oszacowanie nie zaewidencjonowanej sprzedaży przez urząd skarbowy i wymierzenie od niej podatku według stawki 22 proc.


Pełna ewidencja VAT

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji dla celów tego podatku, zawierającej:

• kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których przysługuje im prawo do obniżenia podatku należnego,

• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

• wysokość podatku należnego,

• kwoty podatku naliczonego obniżającego podatek należny,

• kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.


Na podstawie danych wynikających z tej ewidencji podatnik sporządza co miesiąc lub co kwartał deklarację VAT. Również i w tym przypadku przepisy nie określają ani formy, ani też sposobu prowadzenia takiej ewidencji. Co więcej, nie określają również terminu ewidencjonowania. Oznacza to, że sprzedaż nie musi być rejestrowana na bieżąco, w dniu jej dokonania. Wystarczy, by wymagane dane zostały zaewidencjonowane w terminie umożliwiającym prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej. Pełna ewidencja dla celów podatku VAT jest najczęściej prowadzona w formie odrębnych rejestrów zakupu i sprzedaży. Dane wynikające z tych rejestrów sumuje się na koniec miesiąca lub kwartału (jeśli podatnik rozlicza się kwartalnie) i wykazuje w odpowiednich pozycjach deklaracji VAT.


Kasy rejestrujące

Zapewne słyszałeś o protestach taksówkarzy przeciwko obowiązkowi instalowania kas fiskalnych w taksówkach. Urządzenie to spotkasz w prawie każdym sklepie. Fachowo nazywa się kasą rejestrującą. Służy do ewidencjonowania obrotu - czyli kwot należnych z tytułu sprzedaży towarów i usług (bez VAT) oraz podatku należnego. Obowiązek zainstalowania takich kas ciąży na przedsiębiorcach sprzedających towary i świadczący usługi, w tym również w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz ludności (czyli osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników). Nie ma takiego obowiązku przedsiębiorca, którego klientami są wyłącznie inne firmy. Rozpoczynając działalność gospodarczą trzeba się liczyć ze sporym wydatkiem na zakup tego urządzenia. Jednak nie od razu. Początkujący przedsiębiorca nie musi instalować kasy i rozpoczynać ewidencjonowania w niej od momentu pierwszej sprzedaży, a dopiero gdy jego obrót przekroczy określoną kwotę (w 2004 r. jest to 20 tys. zł). Wyjątkowo niektórzy podatnicy w ogóle nie muszą mieć kasy - dotyczy to np. świadczących usługi pośrednictwa finansowego, parkingowe, fryzjerskie i kosmetyczne, ochroniarskie, fotograficzne. Rozpoczynając ewidencję w kasie w wyznaczonym w przepisach terminie można liczyć na częściowe dofinansowanie jej zakupu. Państwo zwraca 50 proc. wartości kasy, jednak nie więcej niż 2500 zł. Aby kasa mogła spełniać swoją funkcję, należy po zakupie poddać ją „fiskalizacji". Jest to czynność polegająca na zainicjowaniu pracy modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną. Po dokonaniu tej czynności trzeba zgłosić kasę - w ciągu 7 dni - do urzędu skarbowego. Ten nada urządzeniu unikatowy numer, który musi być naniesiony trwale na obudowę kasy. Każda sprzedaż towaru osobie nie prowadzącej działalności gospodarczej musi być udokumentowana przez zaewidencjonowanie jej w kasie. Kupujący na potwierdzenie dostaje paragon fiskalny wydrukowany przez kasę. Za niewydanie paragonu z kasy lub dokonanie sprzedaży z jej pominięciem grozi kara grzywny.


Jeśli w punkcie sprzedaży jest tylko jedna kasa, warto zainstalować również kasę rezerwową. Nie ma wprawdzie takiego obowiązku, ale w razie awarii kasy przy jednoczesnym braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży.

Poza paragonami kasa drukuje też raporty fiskalne:

• dobowy - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed jej rozpoczęciem w dniu następnym,

• miesięczny - po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca.

Zawierają one zsumowane dane o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub inny okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z VAT. Na ich podstawie właściciel kasy rozlicza się z podatku.


Deklaracja VAT

Jeszcze inne deklaracje są przewidziane m.in. dla importerów usług oraz podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (druki VAT-8 do13). Nie będziemy ich tu omawiać, bo jako początkujący przedsiębiorca najprawdopodobniej nie będziesz miał potrzeby ich wypełniania. Deklarację VAT składa się w urzędzie skarbowym do 25 dnia miesiąca następnego (a zatem np. deklarację za kwiecień musisz złożyć do 25 maja) lub do 25 dnia miesiąca następującego po danym kwartale (a więc deklarację za I kwartał roku obejmujący miesiące styczeń - marzec musisz złożyć do 25 kwietnia). W tym samym terminie należy wpłacić wynikający z niej podatek.

Pamiętaj, by sporządzić ją szczególnie starannie i kilkakrotnie sprawdzić, czy wszystkie dane zgadzają się z tymi, które wykazałeś w ewidencjach zakupu i sprzedaży VAT. Za nieprawidłowe wypełnienie deklaracji grożą bowiem poważne sankcje finansowe. Nie będziesz karany za każdy błąd, ale gdy np. wykażesz podatek do zapłaty niższy niż się należy, albo zawyżysz kwotę zwrotu różnicy podatku na swój rachunek bankowy to bądź pewien, że ustalając te kwoty w prawidłowej wysokości urząd doliczy do nich 30 proc. karnego podatku, który będziesz musiał niezwłocznie zapłacić.


Inne dokumenty

Choć zapewne z trudem przebrnąłeś przez gąszcz opisanych tu ewidencji i dokumentów, musisz wiedzieć, że to jeszcze nie wszystko. W związku z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej przedsiębiorcy, którzy zawierają transakcje z kontrahentami w innych krajach członkowskich Unii, muszą prowadzić specjalne rejestry tych transakcji, składać specjalne deklaracje i informacje - także dla celów statystycznych. Nie będziemy Cię w tym miejscu zanudzać regułami ich prowadzenia. Wystarczy, że będziesz zdawał sobie sprawę z tego, że takie wymogi istnieją. Kiedyś być może Ci się to przyda.


SŁOWNICZEK

Czynny podatnik VAT - podatnik, który nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego, ma obowiązek doliczać podatek do cen towarów i usług i odprowadzać go do urzędu skarbowego.

VAT naliczony - podatek zapłacony przez przedsiębiorcę przy zakupach towarów i usług służących jego działalności.

VAT należny - podatek, który przedsiębiorca dolicza do ceny sprzedawanych przez siebie towarów i usług.

Odliczenie VAT - możliwość pomniejszenia VAT należnego od sprzedaży o VAT naliczony przy zakupach, różnicę między podatkiem należnym i naliczonym przedsiębiorca wpłaca do urzędu skarbowego (jeśli podatek naliczony jest większy od należnego nie ma kwoty do zapłaty, lecz jest kwota VAT naliczonego do przeniesienia na następny miesiąc/kwartał lub do zwrotu na rachunek bankowy podatnika).

Zwolnienie podmiotowe - zwolnienie z obowiązku doliczania VAT do ceny towaru i odprowadzania tego podatku do urzędu skarbowego, przysługujące podatnikowi, który ma niewielką sprzedaż.

Zwolnienie przedmiotowe - zwolnienie z VAT przewidziane dla niektórych towarów i usług, bez względu na to, kto je sprzedaje (do ceny takich towarów nigdy nie dolicza się VAT - nawet jeśli są one sprzedawane przez podatnika nie korzystającego ze zwolnienia podmiotowego).

Moduł fiskalny kasy - urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.

Pamięć fiskalna kasy - urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.